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O3 a Barbados

Il progetto delle sfide
ECR 2021 – EMBRACING
Kubernetes

Durante i primi mesi della pandemia COVID-19, O3 Enterprise ha iniziato e concluso un progetto molto significativo per l’azienda: si tratta della collaborazione con il Queen Elizabeth Hospital (QEH), il più grande ospedale di Barbados, una struttura pubblica che riceve pazienti da tutto il paese attraverso 14 cliniche e 7 altri ospedali, principalmente per quanto riguarda l’esecuzione di esami di diagnostica per immagini.

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Fondamentale per noi è stata la collaborazione di BMT, il nostro rappresentante del brand ZEEROmed nella regione caraibica. BMT ha molta esperienza nel settore della tecnologia sanitaria e ci ha coinvolti in questo progetto di digitalizzazione dell’ospedale, una questione prioritaria e molto cara al Paese. 

La nostra tecnologia è presente sul piano internazionale da anni, ma per la prima volta è stata installata una suite completa sotto il brand ZEEROmed all’estero, e non come prodotto white label di nostri partner.
Questa esperienza si è differenziata dalle altre sotto vari aspetti, portando con sé nuove sfide.
Oltre ad essere stato il nostro primo progetto a Barbados, abbiamo ottenuto il nostro primo cliente ZEEROmed Imaging Cloud e il nostro primo cliente in modalità SaaS (Software as a Service) al di fuori dell’Europa.
Questa modalità implica la dematerializzazione del flusso di lavoro, rendendolo completamente paperless, nonché un notevole risparmio di investimenti da parte del cliente in infrastrutture IT, grazie all’hosting degli applicativi e degli esami su data center remoto.

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Suite ZEEROmed Imaging Cloud
La suite ZEEROmed Imaging Cloud comprende il PACS, l’Universal Viewer, il Portale Paziente e il RIS, il quale è stato avviato per la prima volta fuori dall’Italia. Infatti, una delle prime attività affrontate ha riguardato la sua traduzione. Sebbene gli altri sistemi – il Viewer e il PACS – fossero già ampiamente collaudati in inglese, spagnolo, francese e russo, il sistema RIS è stato integralmente tradotto e riadattato per la prima volta. La traduzione è stata fatta dal nostro team in Italia e successivamente perfezionata con termini più precisi e adatti con l’aiuto del personale dell’ospedale.
Working from home

Una grande problematica è stata determinata da circostanze esterne: la pandemia COVID-19.
Grazie all’organizzazione del nostro partner BMT, e alla capacità tecnica del nostro team di gestire le installazioni e le configurazioni da remoto, questo non ha influito in particolar modo sul processo iniziale.
Nonostante ciò, c’era il desiderio di essere vicini al cliente, per fornire una formazione ad-hoc e in seguito essere presenti al Go Live.
Rispettando le regole internazionali e specialmente quelle delle Barbados, abbiamo trovato la possibilità di svolgere la seconda parte del progetto in modo ibrido, con un team locale e uno remoto.
La nostra Sr. Project Manager Barbara Saule, ci racconta: 

“Personalmente e professionalmente parlando ritengo che le partenze on-site siano sempre molto formative, sia per il PM che per il personale che lo accompagna, in quanto solo così ci si rende davvero conto di come vengano utilizzati i nostri sistemi nella quotidianità.”

Barbara insieme a Randal, dell’azienda partner BMT e con il team responsabile del progetto QEH.

On the way to Barbados

Così, dopo un tampone, la responsabile del progetto Barbara Saule e la Marketing Manager Gabriela Carminatti, si sono dirette verso le Barbados, dove sono rimaste in quarantena attenendosi a rigidi protocolli di sicurezza imposti dal Paese, avvenuti comunque molto fluidamente e con controllo molto chiaro e basato su strumenti digitali. Dopo 5 giorni di quarantena e un altro tampone, finalmente, il lavoro e la collaborazione sono stati proseguiti dal vivo. La nostra marketing manager racconta: 

“La vista da paradiso compensa i giorni di quarantena”.

Con la parte di installazione e configurazione già eseguite da remoto, il passo successivo riguardava la scelta definitiva dei flussi e delle interazioni tra i diversi professionisti interni ed esterni. BMT è stata per noi di grandissimo sostegno; assieme al QEH, è sempre stata molto collaborativa e proattiva. Si è occupata non solo della configurazione fisica del nostro server, ma anche di quella dei sistemi software, della gestione del cliente finale e dell’organizzazione dei training e del Go Live. È stato un supporto fondamentale per un corretto avvio del progetto e abbiamo lavorato sempre fianco a fianco in perfetta sinergia.

Il nostro partner Randal dice: “Durante l’implementazione, Gabriela, Barbara r il team di O3 in Italia sono stati più che utili, colmi di soluzioni e disposti a lavorare fino mezzanotte per la maggior parte delle giornate per garantire le corrette modifiche affinché il cliente fosse soddisfatto.”

Nel periodo di permanenza a Barbados sono state organizzate diverse sessioni di formazione a tutti gli attori coinvolti, quali medici radiologi, tecnici e amministratori di sistema. Parallelamente sono state eseguite le configurazioni delle modalità diagnostiche, già iniziate da remoto, configurando tutte le postazioni di refertazione. 

 

Formazione ZEEROmed Imaging per il team QEH.

Concluse queste attività, eravamo pronti per il Go Live.


Barbara racconta

“È sempre un piacere vedere l’avvio di un progetto a cui si è lavorato tanto, indipendentemente dalla dimensione o dalla sua locazione geografica. Non mi era mai capitato però di vedere la responsabile della radiologia ballare e cantare nel momento in cui i primi esami sono ufficialmente arrivati al nostro PACS.”

Ma il progetto non ha mostrato delle sfide solamente per noi e il nostro partner, ci sono state delle complessità anche per il nostro cliente, il quale ha mantenuto attivo il proprio servizio medico anche durante l’implementazione del nuovo sistema.
Questo è stato possibile grazie alla sua resilienza nel gestire vari tipi di imprevisti e anche grazie alla nostra esperienza, che ci ha  permesso di saperci confrontare con situazioni di questo genere.

Il momento in cui il pronto soccorso passa al sistema ZEEROmed, paperless.

Gabriela racconta: “Ciò che mi ha colpito di più è stato vedere il team di pronto soccorso dell’ospedale abbandonare velocemente le richieste fatte precedentemente su carta e adottare da subito le richieste in formato digitale. L’ottimizzazione del tempo in questo tipo di situazione è fondamentale ed è stata evidente nei primi minuti di attivazione, con un team pronto a cambiare per offrire il meglio ai propri pazienti.”

Per la prima volta inoltre abbiamo riscontrato una fortissima integrazione con il territorio, avendo avuto la necessità di condividere anche con medici esterni l’accesso al software. Qui sono loro ad inserire direttamente a sistema le richieste e vedere poi i referti. Questo consolida sia l’integrazione permessa dal nostro software, sia la distribuzione delle immagini a livello enterprise.

In totale il progetto ha richiesto tre mesi per essere portato a termine dopo l’accettazione della offerta, considerando anche il mese in cui la pandemia ci ha fermati. Ora il QEH dispone di un sistema di gestione radiologica interna paperless, e con la prossima attivazione del portale paziente, il processo di digitalizzazione sarà completato al 100%

Siamo molto orgogliosi del risultato e siamo pronti per le prossime sfide.
Quello che ci rende ancora più felici è la soddisfazione del cliente che nota i miglioramenti: 

“(…) la semplicità d’uso del sistema, la maggiore efficienza portata ai medici, i quali possono ora prescrivere i propri esami e programmare le visite di follow-up dopo il completamento degli esami, la riduzione degli errori a causa di ordini illeggibili e l’abilità di accedere agli studi e ai report del cloud. Il reparto di radiologia è stato etichettato come quello più migliorato per quanto riguarda i servizi IT grazie a ZEEROmed, O3 e BMT.  Quindi grazie per il vostro supporto, non vediamo l’ora di costruire di più con tutti voi.” – Team Queen Elizabeth.

Randal, di BMT, Dr. Sookoo e Dr. Gil di QEH, Gabriela e Barbara di O3 Enterprise.

What’s next?

Oltre al portale paziente, il cliente ha espresso il desiderio di ampliare questo sistema anche al proprio reparto di cardiologia, il che ci rende molto contenti e soddisfatti.
Con questa opzione l’integrazione degli esami raggiungerà un altro livello: un reparto molto importante non solo diventerà digitale, ma grazie al nostro Universal Viewer gli esami di cardiologia e radiologia potranno essere confrontati agevolmente tra loro.

Per O3 questo è stato un progetto unico per complessità ed importanza, ci ha portato molta consapevolezza e molte soddisfazioni.
Ringraziamo ancora il nostro partner BMT e il nostro cliente QEH per la loro grande collaborazione.

La tecnologia ZEEROmed ha avuto un enorme impatto sul flusso di lavoro in radiologia. Ha notevolmente migliorato l’esperienza del paziente, che non ha più bisogno di venire al reparto per fissare appuntamenti, risparmiando tempo. L’appuntamento per l’esame e l’appuntamento di follow-up della clinica vengono presi contemporaneamente , in modo che tutto sia sincronizzato.
Nonostante il distanziamento sociale dovuto al Covid-19,  le strutture di isolamento, che si trovano circa a un’ora di distanza, sono in grado di richiedere e prenotare una prestazione da remoto e ricevere tempestivamente la diagnosi.
La gestione del paziente è migliorata. Sia i pazienti che i medici di riferimento sono soddisfatti.
Anche la telemedicina è decollata e i medici attendono con ansia l’espansione del reparto di cardiologia.

dice il Dr. Venice Gil, Senior Radiographer del Queen Elizabeth Hospital.

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